Andmetöötluse põhimõtted
ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE
1. Isikuandmete töötlemine
Mida tähendab isikuandmete töötlemine? See on igasugune toiming või tegevus (andmete kogumine, kasutamine, muutmine, avalikustamine, säilitamine, salvestamine, kustutamine, päringute teostamine jne) isikuandmetega.
Rakvere Linnavalitsus puutub isikuandmetega kokku kohalikule omavalitsusele pandud ülesannete täitmise käigus. Rakvere Linnavalitsus isikuandmete töötlejana tagab inimeste privaatsuse ning isikuandmete töötlemise vastavuses Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmääruse (EL) 2016/679 (edaspidi isikuandmete kaitse üldmäärus) ja teiste isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktidega.
2. Isikuandmete töötlemise õiguslik alus
Linnavalitsus töötleb isikuandmeid ainult õiguslikul alusel. See tähendab, et isikuandmetega tehtavad toimingud linnavalitsuses põhinevad seadusel, määrusel või muul õigusaktil. Mitmed seadused panevad kohalikule omavalitsusele ülesandeid, mille täitmine on kohustuslik ning ülesande täitmise käigus on vajalik töödelda isikuandmeid.
Siinkohal toome näitliku loetelu seadustest, mille täitmisel töötleme isikuandmeid: koolieelse lasteasutuse seadus, põhikooli- ja gümnaasiumi seadus, huvikooli seadus, sotsiaalhoolekande seadus, lastekaitse seadus, noorsootöö seadus, spordiseadus, jäätmeseadus, ehitusseadustik, planeerimisseadus, korrakaitseseadus, ühistranspordiseadus, liiklusseadus, ühisveevärgi- ja kanalisatsiooni seadus, raamatupidamise seadus, töölepingu seadus, avaliku teenistuse seadus, kalmistuseadus, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, avaliku teabe seadus, kohaliku omavalitsuse korralduse seadus jt.
Isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on ka Rakvere linnavolikogu ja – valitsuse õigusaktid, mis antakse seaduse alusel seaduse täitmise eesmärgil või otsustatakse omal algatusel kohaliku elu küsimusi. Näiteks annab Rakvere linn erinevaid toetusi linnaeelarvest, mille andmise tingimused ja kord reguleeritakse Rakvere linnavolikogu määrustega.
Mõnel erandjuhul võime vajada isikuandmete töötlemiseks isiku enda nõusolekut. Nõusolek on isiku selgelt ja kirjalikult väljendatud tahe, et ta nõustub oma isikuandmete töötlemisega sellel konkreetsel eesmärgil. Enne nõusoleku andmist teavitame isikut, kuidas ta saab nõusoleku tagasi võtta. Selliseid juhtumeid on linnavalitsuse töös väga vähe. Näiteks võime vajada isiku nõusolekut täiendavate päringute tegemiseks, et lahendada linnavalitsusele esitatud taotlus või meie visitrakvere.com veebilehel uudiskirja saatmiseks.
Kui kaua säilitame isikuandmeid?
Isikuandmete säilitamise tähtaeg on seotud vastava dokumendiliigi (kiri, taotlus, avaldus, leping jms) säilitamise tähtajaga. Need on määratud Rakvere Linnavalitsuse dokumentide liigitamise skeemis, mis kinnitatakse linnapea käskkirjaga. Pärast säilitamise tähtaja möödumist dokumendid (s h isikuandmed) hävitatakse või arhiiviväärtusega dokumendid antakse üle Riigiarhiivile. Kui isikuandmete töötlemine toimub andmekogus, võib andmete säilitamise tähtaeg olla määratud vastava andmekogu põhimääruses: näiteks Rakvere linna eelarvest toetuste taotlemise ja menetlemise infosüsteemi Spoku kantavad andmed hävitatakse ühe aasta möödumisel menetluse lõpetamisest Spokus.
3. Kuidas satuvad isikuandmed linnavalitsusse
Peamiselt jõuavad isikuandmed linnavalitsusse järgmistel juhtudel:
1) avalduse, taotluse (näiteks toetuse taotlemine, lapsele lasteaias koha taotlemine jne), teabenõude, märgukirja või selgitustaotluse, vaide vms dokumendi esitamisega ning selle menetlemisega seoses;
2)väärteomenetluse läbiviimisel;
3) saame isikuandmeid ka kolmandatelt isikutelt, kes teevad seda oma ülesannete täitmiseks- politsei, tervishoiuasutused ja teised asutused seadusest tulenevate ülesannete täitmisel. Näiteks peavad abi vajavast isikust linnavalitsust teavitama sotsiaalhoolekande seaduse § 13 alusel politsei, prokurör, hoolekande-, tervishoiu- ja haridusasutuse töötaja ja ka teised isikud. Lastekaitseseaduse § 27 kohustab kõiki isikuid teatama abivajavast lapsest. Samuti saame isikuandmeid, kui linnavalitsusele teatatakse probleemidest (heakorrarikkumine jms) või pöördutakse meie poole muus küsimuses;
3) vabale ameti- või töökohale kandideerimisel;
4) Rakvere linna veebilehe külastamisel;
5) külastate Rakvere Linnavalitsuse hoonet Lai tn 20.
Asjade lahendamisel ja dokumentide kättetoimetamisel kasutame kontaktandmeid, mida olete meile ise avaldanud (e- post, elukoha- aadress, telefoninumber) või mis on olemas rahvastikuregistris või äriregistris.
3.1. Isikuandmete töötlemine avalduse, taotluse ja muu dokumendi esitamisel
Linnavalitsus töötleb teie isikuandmeid ulatuses, mis on vajalikud isiku poolt esitatud dokumendi lahendamiseks või on lubatud seadusega.
Dokumendi saamisel kontrollime dokumendis isikuandmete olemasolu. Kui need isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, teeme dokumendiregistris ja dokumendile endale (kui see on paberkandjal) vastava juurdepääsupiirangu märke. Sellisel juhul on elektroonilise dokumendiregistri kaudu avalikult nähtav ainult dokumendi registreerimisnumber, registreerimise kuupäev, dokumendi liik (kiri, taotlus jne), juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg.
Juurdepääsupiirangu seame ka meie poolt saadetavale vastusele, linnavalitsuse korraldusele või muule haldusaktile, kui selles olevad isikuandmed on juurdepääsupiiranguga. Korraldusele tehakse vastav märge ning seda ei avalikustata. Elektroonilise dokumendiregistri kaudu on avalikustatud korralduse pealkiri, korralduse number ja kuupäev ning juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg.
Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid kasutatakse ainult linnavalitsuse siseselt ning teenistujate poolt, kellel on neid vaja tööülesannete täitmiseks.
Õigusaktis ettenähtud juhul kontrollib linnavalitsus dokumendi lahendamiseks vajalikke isikuandmeid rahvastikuregistris, äriregistris, kinnistusraamatus, ja teistes riiklikes või kohaliku omavalitsuse andmekogudes.
3.2. Väärteomenetluse läbiviimisel
Kui olete väärteomenetluses osapooleks, siis töötleme teie isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetlust reguleerivad väärteomenetluse seadustik ja karistusseadustik. Väärteomenetluse läbiviimisel ja liiklusjärelevalve korraldamisel kasutame vajadusel Politsei – ja Piirivalveameti kasutuses olevate kaamerate videosalvestist, millele saame juurdepääsu ainult seaduses sätestatud alustel.
Väärteomenetluse läbiviimiseks kasutame e- toimiku infosüsteemi, kuhu saab siseneda ID- kaardiga sisse logides.
3.3. Vabale ametikohale kandideerimine või praktika linnavalitsuses
Linnavalitsus kasutab teie poolt esitatud andmeid ja andmeid muudest avalikest allikatest (interneti otsing, sotsiaalmeedia). Võime ka ühendust võtta teie poolt kandideerimisdokumendis märgitud soovitajaga. Kandideerimisel esitatud andmeid ei avaldata teistele isikutele ning neile kehtestatakse juurdepääsupiirang, Kandideerimise dokumentidele on juurdepääs personalispetsialistil ja teistel konkursiga seotud teenistujatel. Kandideerijal on õigus tutvuda linnavalitsuse poolt tema kohta kogutud andmetega. Valituks mitteosutunud kandidaadi andmed hävitatakse säilitamistähtaja möödumisel.
Praktikasoovi avalduse menetlemisel käsitleme andmeid sarnaselt vabale ametikohale kandideerimise andmetega.
3.4. Rakvere linna veebilehe külastamine
Rakvere linna veebilehe päringute logides salvestatakse IP- aadress isikustamata kujul. Veebilehele sisse logides salvestatakse inimese nimi ja isikukood. See on nähtav veebilehe administraatorile. Meie dokumendiregistri avalikus vaates olevad kanded ei ole leitavad interneti otsingumootorite poolt. Me ei kasuta Rakvere linna veebilehel küpsiseid (cookies).
Võrgulehel visitrakvere.com saab liituda uudiskirjaga, mille saatmiseks kogutakse ja säilitatakse uudiskirja saaja nime ning e-posti aadressi kuni kasutaja soovib uudiskirja saada. Uudiskirja teenust pakub SENDSMAILY OÜ, kelle privaatsuspoliitika ja turvalisusega seotud info asub siin. Võrgulehe külastamisel säilitatakse tehniliste andmetena teie IP aadress.
Kasutame visitrakvere.com võrgulehel küpsiseid (cookies), mille kohta saate täpsemalt teada siin.
3.5. Rakvere Linnavalitsuse hoone Lai tn 20 külastamine
Hoonesse on paigaldatud valvekaamerad, et tagada hoones viibivate isikute turvalisus ja linnavara säilimine. Reaalajas näevad kaamerate pilti vastavat õigust omavad linnavalitsuse teenistujad. Pilti ka salvestatakse ning salvestisele on samuti juurdepääs ainult vastavat õigust omavatele linnavalitsuse teenistujatele. Salvestisi vaadatakse ainult juhtumipõhiselt (näiteks rünne vara või isiku vastu vms). Salvestis kustub üle salvestamisel.
4. Isikuandmete edastamine teistele isikutele
Teistele isikutele väljastame juurdepääsupiiranguga isikuandmeid täies mahus ainult seaduses ettenähtud juhtudel, näiteks kohus, uurimisasutused ja teised seaduses nimetatud asutused.
Teistele asutustele ja ettevõtetele saadetakse haldusakti ärakiri (või väljavõte) ainult juhul, kui see on vajalik korralduse täitmiseks (näiteks lasteasutusele korraldus lapsele toitlustamise toetuse eraldamise kohta, hooldekodu toetuse eraldamise korraldus saadetakse hooldekodu teenuse osutajale).
Teabenõude alusel juurdepääsupiiranguga dokumendi väljastame muutmata kujul juhul, kui see on võimalik. Muudel juhtudel väljastame juurdepääsupiiranguga dokumendi töödeldult s t juurdepääsupiiranguga teave on kaetud või töödeldud selliselt, et teave ei ole kättesaadav kolmandatele isikutele.
5. Isiku õigused enda isikuandmete osas
Õigus tutvuda oma andmetega
Isikul on õigus tutvuda enda kohta käivate isikuandmetega, mida linnavalitsuses töödeldakse ja neid andmeid ka saada. Selleks tuleb esitada põhjendatud taotlus. Et olla kindlad andmete küsija isikus, palume teil end tuvastada. Tuvastamiseks sobib, kui esitate taotluse digitaalselt allkirjastatult. Taotluse võib esitada ka paberkandjal ja suuliselt. Kuid andmete väljastamisel peame teid siiski tuvastama. Andmete kättesaamiseks peate kohale tulema ning esitama isikut tõendava dokumendi või kinnitama andmete tutvumise soovi digitaalselt allkirjastatult.
Andmed väljastame võimalusel isiku poolt soovitud viisil. Andmete väljastamine on üldjuhul tasuta.
Linnavalitsusel on õigus isikandmete väljastamise eest võtta tasu või keelduda andmete väljastamisest juhul, kui taotlus ilmselgelt põhjendamatu või ülemäärane (näiteks nõuate korduvalt samade andmete väljastamist).
Õigus nõuda isikuandmete parandamist ja kustutamist
Püüame juba andmete saamisel tagada, et kogutavad andmed oleksid õiged ja piisavad teile teenuse osutamiseks. Vahel aga juhtub, et olete ise andemete esitamisel eksinud või on andmed muutunud või on linnavalitsus eksinud andmete sisestamisel. Sellisel juhul on igal isikul õigus nõuda teda puudutavate andmete parandamist, kui need on ebatäielikud või ebaõiged (näiteks vale kirjapilt, vale või muudetud telefoninumber jms).
Teil on õigus nõuda isikuandmete kustutamist, kui töötlemiseks ei ole enam õiguslikku alust.
Teie taotlusele vastame hiljemalt ühe kuu jooksul. Kui taotlus on keerukas või mahukas, võime vastamise tähtaega pikendada kahe kuu võrra.
Õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist
Isikuandmete töötlemise piiramine tähendab seda, et linnavalitsus säilitab andmed, aga muud töötlemist ei toimu. Õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist on juhul, kui:
– olete vaidlustanud isikuandmete õigsuse või töötlemise seaduslikkuse;
– linnavalitsus ei vaja enam teie andmeid, kuid need andmed on vajalikud teile õigusnõuete koostamiseks, kaitsmiseks jms otstarbel;
– olete vaidlustanud isikuandmete töötlemise linnavalitsuses avaliku võimu teostamisel või ülesande täitmisel
6. Isikuandmete töötlemise vaidlustamine
Igal isikul on õigus esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemise kohta linnavalitsuses, kui leiate, et teie isikuandmete töötlemisel on rikutud andmekaitse nõudeid. Linnavalitsus uurib vastuväidet ning arvestab sellega, kui vastuväide on põhjendatud. Vaidluse ajaks on teil õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist
Kui oleme eriarvamusel, on teil on õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole. Kui Andmekaitse Inspektsioon ei rahulda kaebust või lükkab selle tagasi, on teil õigus pöörduda halduskohtusse halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud tähtajal ja korras.
Samuti on igal isikul õigus nõuda isikuandmete töötlemise nõuete rikkumisega tekitatud kahju hüvitamist.
7. Andmekaitseametnik
Rakvere Linnavalitsuses (linnavalitsus) on määratud andmekaitseametnik, kelle üheks ülesandeks on jälgida, et linnavalitsus järgib Euroopa Liidu ja Eesti andmekaitsenorme ning isikuandmete kaitse põhimõtteid. Andmekaitseametnikuga saab ühendust e- posti aadressil andmekaitseametnik@rakvere.ee.